A.2.1 Controle voldoende gegevens
Wanneer er een 'Wijziging modelleur' aanvraag binnenkomt in de mailbox: woonbedrijf@smarttwin.nl (en op het notities overzicht) is het zaak dat we zo snel mogelijk checken of de aanvraag voldoende informatie bevat om de aanvraag te verwerken.
Als de informatie niet voldoende is:
- Gebruik dan het e-mail bericht om aanvullende informatie op te vragen. Er is (nog) geen voorziening om dit via Smart Twin 'Rapporteer' te doen.
- Schuif de Jira ticket naar 'On-hold'
Wanneer de aanvullende informatie wordt ontvangen, kan deze vanuit de e-mail worden gekopieerd naar het Jira-ticket en kan de aanvraag in behandeling worden genomen.
Hier een voorbeeld: aanvraag uitbouw Stellenboschstraat 140.
- Notitie
Op het Notities-overzicht is een aanvraag gedaan voor een uitbouw met maar een foto toegevoegd. Dat is een beetje te weinig informatie.
- Mailbericht
In de mailbox woonbedrijf@smarttwin.nl is een mailbericht binnen gekomen, van waaruit je handig het model en de Jira-melding opent.
- Klik op 'Bekijk model'.
- Bekijk de aangeleverde informatie. Is dit voldoende schuif dan het Jira-ticket naar 'Actief' en zorg dat vervolgens iemand het model gaat aanpassen, conform de procedure.
- Klik op 'Open in Jira om het Jira-ticket te bekijken. Is de aangeleverde informatie onvoldoende, schuif dan het Jira-ticket naar 'On-hold' en volg de procedure zoals hieronder aangegeven voor het aanvragen van meer informatie.
- Jira-melding
Schuif de Jira-melding naar 'Actief' zodat deze opgepakt kan worden of naar 'On-hold' bij te weinig informatie.
- Aanvraag extra informatie
Door het mailbericht te beantwoorden en de geadresseerde te vervangen kan er een e-mailbericht worden verstuurd vanuit Woonbedrijf.smarttwin.nl met aanvraag voor extra informatie. De strekking van het bericht kan zo iets zijn zoals het voorbeeld hieronder. Het kan handig zijn om ook een link naar voorbeelden uit de Online Help toe te te voegen). E-mailadressen vind je hier:
- Verwerking in Jira
Als er nieuwe informatie wordt aangeleverd via de mail, koppel deze dan aan het Jira-ticket:
- Kopieer/ plak tekst en foto's, zodat de aanvraag verwerkt kan worden.
- Schuif Jira ticket naar 'Actief' en door naar 'Gereed'.
